Metallbuchstaben, die das Wort PIM ergeben

Was ist PIM? Die Schlüssel­technologie für effizientes Produktdaten-Management kompakt erklärt 

Erfolgsfaktor PIM: Was Product Information Management ist und welche Wettbewerbs­vorteile es im Omnichannel-Handel schafft

In der digitalen Welt spielen Produktdaten eine zentrale Rolle. Kunden erwarten konsistente, detaillierte und aktuelle Informationen an allen Touchpoints. Doch die Verwaltung dieser Daten stellt viele Unternehmen vor Herausforderungen: Datensilos, fehlerhafte Informationen und zeitaufwendige Prozesse führen zu Ineffizienzen. Ein PIM-System (Abkürzung für Product Information Management) bietet eine Lösung. Es zentralisiert und optimiert Produktinformationen und stellt diese für alle Vertriebskanäle bereit. Doch was genau ist ein PIM, wie funktioniert es, und warum ist es für Unternehmen heute unverzichtbar? 

Die Definition von Product Information Management 

Ein PIM-System ist eine zentrale Softwarelösung, die Unternehmen bei der Verwaltung, Optimierung und Bereitstellung ihrer Produktdaten unterstützt. 
Es fungiert als „Single Source of Truth“, die alle Informationen zu Produkten – 
von technischen Daten und Beschreibungen bis hin zu Bildern, Videos und Marketingtexten – an einem Ort bündelt. 

Der Fokus eines PIM liegt auf der Konsistenz und Aktualität der Produktdaten – unabhängig davon, ob diese in einem Webshop, auf Marktplätzen oder in Printmedien verwendet werden. Damit unterscheidet sich eine PIM-Software 
von Systemen wie ERP (Enterprise Resource Planning), die sich auf betriebs­
wirtschaftliche Prozesse konzentrieren, oder CMS (Content Management System), die Inhalte für Websites verwalten. 

Grafik, die die Schnittstellen eines PIM Systems darstellt. Die Quellen der Produktdaten und die verschiedenen Ausgangskanäle der Produktdaten.

Wie funktioniert ein PIM-System? 

Die Funktionsweise eines Product Information Management-Systems lässt sich in drei zentrale Phasen unterteilen: Datensammlung, Datenanreicherung und Datenverteilung. Jede Phase spielt eine entscheidende Rolle, um sicherzustellen, dass die Produktinformationen effizient verwaltet und nahtlos über verschiedene Kanäle bereitgestellt werden können. 

  1. Datensammlung: Die solide, zentrale Basis schaffen 

  2. Der erste Schritt in einem PIM-System besteht darin, alle relevanten Produktinformationen aus verschiedenen Quellen zu sammeln. Diese Quellen können interne Systeme wie ERP oder DAM (Digital Asset Management), externe Lieferantendaten oder manuelle Eingaben sein. Ziel ist es, sämtliche Daten – von technischen Spezifikationen über Preise bis hin zu Media Assets – an einem zentralen Ort zu bündeln. Ein großer Vorteil von PIM-Lösungen ist ihre Fähigkeit, Daten automatisiert zu importieren. Dank Schnittstellen und Integrationen können Datenquellen miteinander verknüpft werden, wodurch manuelle Fehler reduziert und der Prozess beschleunigt wird. .

  1. Datenanreicherung: Qualität und  Konsistenz sicherstellen 

  2. Nach der Erfassung werden die Produktdaten angereichert und optimiert. ­
  3. Dieser Prozess besteht aus mehreren wichtigen Schritten:
  4. Datenstrukturierung und Klassifikation: Definition einheitlicher Attribute, Kategorien und Beziehungen zwischen Produkten.
  5. Validierung: Sicherstellung, dass die Daten vollständig und fehlerfrei sind. Automatische Prüfmechanismen helfen, Inkonsistenzen zu erkennen und zu beseitigen.
  6. Anreicherung: Ergänzung von beschreibenden Texten, hochwertigen Bildern, Videos und weiteren Inhalten, die für bestimmte Vertriebskanäle erforderlich sind.
  7. Mehrsprachigkeit: Übersetzung von Produktinformationen, um globale Märkte effektiv bedienen zu können. 

  1. Datenverteilung: Richtige Information am richtigen Ort 

  2. Im letzten Schritt sorgt die PIM-Software dafür, dass die optimierten Produktdaten automatisiert an die jeweiligen Vertriebskanäle weitergeleitet werden. Dazu gehören:
  3. E-Commerce-Plattformen wie Onlineshops oder Marktplätze.
  4. Print-Kataloge, für die druckfertige Daten bereitgestellt werden.
  5. POS-Systeme (Point of Sale) für den stationären Handel.
  6. Marketing-Tools zur Unterstützung von Kampagnen oder zur Integration in CMS-Systeme. 

Welche Produktinformationen können in einer PIM-Software verarbeitet werden? 

Technische Spezifikationen

Detaillierte Produktinformationen wie Abmessungen, Farben, Materialien, Inhaltsstoffe und technische Details, die die physischen und funktionalen Eigenschaften des Produkts beschreiben.

Icon eines Datenblattes mit einem Zahnrad für den Begriff Technische Daten.

Marketing- und Content-Daten

Ansprechende Produktbeschreibungen in mehreren Sprachen, Bilder, Videos, Storytelling-Elemente und andere marketingrelevante Medieninhalte.

Icon für das Datenformat Bild und Video

Nutzungsinformationen

Informationen zur Verwendung des Produkts, wie Bedienungsanleitungen, Installationsvideos, Pflegehinweise oder Wartungstipps.

Icon für einen Beipackzettel mit einer Produktbeschreibung.

Preis- und Verkaufsinformationen

Preise, Rabatte, Verfügbarkeitsstatus und Lieferzeiten, die für den Verkauf und die Kundenkommunikation relevant sind.

Icon eines Preisschildes.

Logistik- und Distributionsdaten

Informationen wie EAN/GTIN, Verpackungsgrößen und -arten sowie Angaben zu Lieferanten und Produktionsstandorten.

Icon eines Lieferwagens für den Begriff Lieferantendaten.

Kundenspezifische Daten

Individuelle Preislisten, spezifische Anforderungen an Verpackung oder Versand und andere kundenbezogene Informationen, insbesondere im B2B-Bereich. 

Icon einer Person im Kundenservice für den Begriff Kundendaten.
Icon eines Beipackzettels.

Rechtliche & regulatorische Informationen

Sicherheitsdatenblätter, Zertifikate, Konformitätserklärungen (wie CE-Kennzeichnungen, ISO-Normen oder REACH) und andere rechtliche Informationen, die je nach Produktkategorie erforderlich sind.

Die Vorteile eines PIM-Systems im Detail 

Product Information Management-Lösungen bieten zahlreiche Vorteile, die sowohl die internen Prozesse eines Unternehmens als auch die Kundenerlebnisse positiv beeinflussen

01

Höhere Effizienz

Die zentrale Datenverwaltung ermöglicht schnellere Aktualisierung und Verteilung, reduziert Arbeitsaufwand und fördert eine bessere Zusammenarbeit zwischen Teams.

02

Bessere Datenqualität

Automatische Validierungsmechanismen minimieren Fehler und stellen sicher, dass alle Daten vollständig und korrekt sind.

03

Kosteneinsparungen

Eine durchdachte IT-Infrastruktur reduziert Kosten durch optimierte Prozesse und verringert manuelle Aufwände.

04

Omnichannel-Fähigkeit

Die automatische Verteilung von Daten auf verschiedenen Plattformen steigert die Reichweite und beschleunigt die Markteinführung neuer Produkte.

05

Verbesserte Customer Experience

Konsistente und hochwertige Produktdaten stärken das Vertrauen und forcieren die Kaufentscheidung. Das führt zu höheren Conversion Rates und reduzierten Retouren.

06

Skalierbarkeit

Ein PIM-System wächst mit den Anforderungen des Unternehmens und eignet sich besonders für Unternehmen, die international expandieren wollen. 

Für welche Unternehmen lohnt sich die Einführung eines PIM? 

Ein Product Information Management-System bietet Unternehmen eine strategische Lösung, um Produktdaten effizient zu verwalten und Herausforderungen wie große Produktportfolios, Internationalisierung und hoher Digitalisierungsgrad zu bewältigen. Besonders für international tätige Firmen ist die zentrale Verwaltung von Übersetzungen, lokalen Maßeinheiten und gesetzlichen Vorgaben unerlässlich, um länderspezifische Anforderungen schnell und effizient umzusetzen.

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